Kennis toepassen betekent dat je gebruikt wat je hebt geleerd. Bij taal gebeurt dat bijvoorbeeld wanneer je een e-mail schrijft, een instructie geeft, iets uitlegt, een verslag maakt of een gesprek voert. Je kiest dan woorden en zinnen die passen bij je doel, de ontvanger en de situatie.

Bepaal doel, ontvanger en situatie

Bedenk eerst wat de ander na je boodschap moet weten, begrijpen of doen. Houd ook rekening met degene voor wie de boodschap bedoeld is. Een uitleg aan een medeleerling kan anders klinken dan een e-mail aan een stagebegeleider. De inhoud kan hetzelfde zijn, maar woordkeuze, toon en hoeveelheid uitleg verschillen.

Kies wat je met taal doet

Met taal kun je onder andere informeren, uitleggen, vragen, verzoeken, waarschuwen, overtuigen en samenvatten. De vorm van een zin vertelt niet altijd precies wat je ermee doet. Kun je het raam dichtdoen? is grammaticaal een vraag, maar wordt meestal als verzoek begrepen. De situatie en de relatie tussen de gesprekspartners helpen om de bedoeling te herkennen. Één boodschap kan bovendien meer dan één functie hebben.

Bouw een duidelijke boodschap

Kies eerst de kerninformatie en zet die in een logische volgorde. Maak duidelijk wie iets doet, wat er gebeurt en wat de ander moet weten of uitvoeren. Vergelijk: De begeleider helpt de student en De student helpt de begeleider. Dezelfde woorden krijgen door een andere zinsbouw een andere betekenis. Controleer daarom niet alleen of een zin grammaticaal klopt, maar ook of de bedoelde boodschap duidelijk is.

Controleer de communicatie

Stel bij een geschreven of gesproken boodschap vier vragen:

Klopt het? Geef informatie waarvoor je voldoende aanwijzingen of betrouwbare bronnen hebt.

Is het voldoende? Geef wat de ander nodig heeft, maar voeg geen onnodige informatie toe.

Is het relevant? Laat de informatie aansluiten bij het doel en de situatie.

Is het duidelijk? Kies begrijpelijke woorden, een logische volgorde en passende zinnen.

Deze vragen zijn geen regels die in iedere situatie hetzelfde werken. Soms is extra uitleg nodig en soms is een korte boodschap voldoende. De ontvanger en het doel bepalen wat passend is.

Werk in vier fasen

Oriënteren: Wat is de situatie, wie is de ontvanger en wat wil je bereiken?

Plannen: Welke informatie is nodig en in welke volgorde bied je die aan?

Uitvoeren: Formuleer de boodschap en let op woordkeuze, toon, samenhang en zinsbouw.

Evalueren: Heeft de ander de boodschap begrepen en bereikt de formulering het bedoelde doel?

Als de boodschap niet overkomt

Vraag waar de onduidelijkheid begint. Je kunt een zin anders formuleren, een voorbeeld geven, informatie toevoegen of de kern samenvatten. In een gesprek kun je doorvragen en controleren: ‘Begrijp ik goed dat…?’ Bij een geschreven tekst kun je iemand vragen wat volgens hem of haar de belangrijkste boodschap is. Zo ontdek je of je taalgebruik het gewenste effect heeft.

Lees ook